Pre-Boarding

Die Phase zwischen Zusage und Start in den Job effektiv nutzen

Ein gutes und durchdachtes Onboarding ist in vielen Unternehmen heutzutage Standard. Doch haben Sie schon einmal über die Möglichkeiten des sogenannten Pre-Boardings nachgedacht?

Zusage zum neuen Job: Wow, was für ein gutes Gefühl! In der Regel freuen sich neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf das, was kommt: neue Aufgaben, neue Herausforderungen … Sie sind motiviert und voller Tatendrang. Und auch für Unternehmen selbst ist die Vertragsunterzeichnung mit neuen Mitarbeiter:innen ein Grund zur Freude.

Ein Handschlag, ein Lächeln, „Also dann, wir sehen uns nächsten Monat am Ersten“ – und tschüss? Warum nicht diese Ausgangslage, die Offenheit und Vorfreude neuer Kolleg:innen nutzen, um schon jetzt in die Bindung mit ihnen zu investieren und gleichzeitig Organisatorisches zu klären?

Für das neue Teammitglied kann dies ein wichtiges Zeichen der Wertschätzung sein und sie oder ihn in der getroffenen Entscheidung bestärken. Dabei sollten alle Maßnahmen als Angebot eingebracht werden, nicht als Notwendigkeit, die einen unter Druck setzt, eher als Möglichkeit, die Zeit sinnvoll zu nutzen.

Persönlich: hohe Motivation trifft Fragezeichen

Habe ich die richtige Entscheidung getroffen? Wie wird das Arbeitsumfeld sein? Bin ich der Herausforderung gewachsen? Wie ist die Kultur im Unternehmen wirklich?

Um die Vorfreude aufrechtzuerhalten, ist es nicht nur wichtig, diese und mögliche weitere Fragen direkt positiv aufzufangen. Es ist für beide Seiten hilfreich, neue Mitarbeitende bereits vor dem offiziellen Start in den neuen Job zu begleiten und eine Verbindung aufzubauen. Eine persönliche Ansprechperson, die keine Führungskraft, sondern ein:e Teamkolleg:in auf Augenhöhe sein sollte, kann dies übernehmen.

Wir empfehlen, diese Person schon bei Vertragsunterzeichnung vorzustellen und die Kontaktdaten für den direkten Austausch zu übermitteln. Je nach Länge der Phase, kann die Ansprechperson auch ein oder mehrmals proaktiv auf das neue Teammitglied zugehen. So zeigen Unternehmen, dass der/die neue Kolleg:in willkommen ist und dessen/deren Bedürfnisse gesehen werden. Wenn es die Zeit erlaubt, ist auch ein gemeinsames Mittagessen vor Jobbeginn möglich oder ein Online-Termin, in dem in entspannter Atmosphäre erste Fragen beantwortet werden können.

Nicht zu unterschätzen ist auch die Rolle der zukünftigen Führungskraft. Ein persönliches Gespräch vor dem ersten Arbeitstag, in dem Erwartungen besprochen und Fragen geklärt werden, zeigt Wertschätzung und baut eine erste Vertrauensbasis auf.

Organisatorisch: Informieren und verbinden

Das Pre-Boarding kann auch genutzt werden, um bereits vor dem ersten Arbeitstag wichtige Informationen über das Unternehmen oder die Unternehmenskultur zu vermitteln. Das reduziert die Informationsflut der ersten Arbeitstage und erleichtert den Einstieg. Zudem kann es Unsicherheiten abbauen, wenn neue Mitarbeiter:innen schon einige Grundlagen kennen.

Die inhaltliche Vorbereitung sollte nicht als Ersatz für die spätere Einarbeitung gesehen werden, sondern eher als eine Möglichkeit, sich einen Überblick zu verschaffen und ein Gefühl für den neuen Arbeitgeber zu entwickeln.

Außerdem kann die Pre-Boarding-Phase genutzt werden, um notwendige administrative Aufgaben zu erledigen. Beispielsweise ist es möglich, Datenschutzvereinbarungen oder andere Formalitäten vorab digital abzuwickeln, sodass der erste Tag nicht von bürokratischen Pflichten überschattet wird. Dies sorgt nicht nur für einen reibungslosen Start, sondern hinterlässt auch einen positiven Eindruck: Es geht direkt los, man kümmert sich, die Organisation funktioniert.

Fachlich: neues Team, neue Aufgaben

Selbst wenn man schon viel erlebt hat – ein neues Umfeld und neue Kolleg:innen bringen immer Neues mit sich. Und auch bei hoher Fachlichkeit hat jedes Unternehmen seine eigenen Wege, Systeme und eine Kultur, die man kennenlernen muss.

Hier bietet sich die Pre-Boarding-Phase an, um proaktiv zu sein und sich als Team bzw. Arbeitgeber zu positionieren. Zum Beispiel mit einem Video vom zukünftigen Team, das sich kurz vorstellt, oder einem virtuellen Rundgang durch das Unternehmen. Auch die Bereitstellung von Lernmaterialien oder Einführungen zu den genutzten Tools und Prozessen können eine sinnvolle Vorbereitung sein und die Lernkurve ab dem ersten Tag verkürzen.

Hier sollte man jedoch individuell besprechen, ob und wie das möglich ist. Wer direkt vom letzten in den neuen Job wechselt, wird wenig Zeit haben, um sich vorzubereiten.

Auf die Plätze, fertig – willkommen!

Pre-Boarding ist weit mehr als nur eine organisatorische Notwendigkeit – es ist der erste Schritt, um neue Mitarbeitende erfolgreich in das Unternehmen zu integrieren. Eine gut durchdachte Pre-Boarding-Phase kann Unsicherheiten abbauen, die Vorfreude steigern und den Grundstein für eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit legen. Unternehmen, die diese Phase strategisch nutzen, schaffen nicht nur eine positive Erfahrung für ihre neuen Mitarbeitenden, sondern legen auch den Grundstein für deren langfristige Zufriedenheit. So entsteht eine Win-Win-Situation.